Alur Pembelian Lengkap

Alur Pembelian di Jurnalkas

Alur pembelian di Jurnalkas dirancang untuk fleksibel — Anda bisa mulai dari mana saja sesuai kebutuhan bisnis.

PPPermintaan POOrder PenerimaanBarang FakturPembelian PembayaranDibayar

Anda tidak harus mengikuti alur lengkap. Bisa langsung buat Faktur Pembelian tanpa PP/PO jika tidak diperlukan.

1. Permintaan Pembelian (PP)

Permintaan Pembelian adalah dokumen pengajuan pembelian dari staff/departemen kepada bagian pembelian. PP belum menggerakkan stok atau kas.

Catat kebutuhan barang/jasa yang ingin dibeli.
Pilih supplier, pilih item, isi qty dan satuan.
PP bisa dikonversi langsung menjadi Order Pembelian (PO).

2. Order Pembelian (PO)

PO adalah dokumen order resmi ke supplier. PO belum menggerakkan stok, tapi mengunci harga dan qty yang disepakati.

Pilih supplier, pilih item dari PP atau langsung.
Isi harga, qty, dan satuan. Simpan (Konsep) atau Cetak & Kirim lalu Konfirmasi.
PO Disetujui bisa dikonversi menjadi Penerimaan Barang atau langsung Faktur Pembelian.
Di form PO ada field Gudang — gudang tujuan default untuk penerimaan/faktur yang dibuat dari PO ini.

3. Penerimaan Barang (TRM)

Penerimaan Barang mencatat barang yang sudah diterima dari supplier. Penerimaan akan menambah stok otomatis ke gudang tujuan.

Pilih PO (opsional) atau isi manual.
Catat qty yang diterima, sistem auto-update stok.
Bisa terima parsial (sebagian dari total PO).

4. Faktur Pembelian (FP)

Faktur Pembelian adalah catatan utang ke supplier. Alur status: Konsep → Dikirim → Tercatat. Faktur yang Tercatat membuat jurnal: Debet Persediaan/HPP, Kredit Utang — dan stok masuk ke gudang yang dipilih.

Pilih supplier, pilih item, isi harga dan qty.
Sistem auto-hitung subtotal, diskon, PPN, dan total.
Field Gudang wajib dipilih — stok akan masuk ke gudang ini saat faktur Tercatat.
Faktur Tercatat terkunci — koreksi lewat Nota Kredit, bukan hapus/edit.

Gudang dalam Pembelian

Unsur gudang penting di seluruh alur pembelian:

Form PO dan Faktur Pembelian punya field Gudang (wajib) — menentukan ke gudang mana stok diterima.
Penerimaan Barang (TRM) mencatat stok masuk ke Gudang Tujuan.
Saat Faktur Pembelian Tercatat, stok otomatis bertambah di gudang yang dipilih.
Jika barang dikembalikan ke supplier (Nota Kredit), stok keluar kembali dari gudang.
Daftar transaksi pembelian punya filter Gudang untuk melihat pembelian per gudang.

Multi-UOM di Pembelian

Saat memilih item di Faktur Pembelian, Anda bisa memilih satuan konversi jika item memiliki Multi-UOM. Misalnya:

Item "Gula" dengan satuan dasar "Gram", satuan konversi "Kg" (1 Kg = 1.000 Gram).
Beli 5 Kg → sistem otomatis konversi ke 5.000 Gram untuk perhitungan stok & HPP.
Harga satuan ditampilkan per satuan yang dipilih (Rp/Kg), namun HPP dihitung per satuan dasar (Rp/Gram).

Multi-UOM sangat berguna untuk pembelian dalam jumlah besar (sak/karung) sementara stok dihitung dalam satuan kecil (gram/ml).

Varian di Pembelian

Jika item memiliki varian aktif, saat dipilih di Faktur Pembelian akan muncul modal Pilih Varian:

Pilih item di baris pembelian.
Modal pemilihan varian muncul otomatis.
Pilih varian (mis. "Kemeja - Merah - L").
Harga dan HPP auto-terisi sesuai data varian.

5. Pembayaran ke Supplier

Pembayaran mencatat dana keluar untuk melunasi utang ke supplier. Pilih akun kas/bank, masukkan jumlah bayar, sistem auto-update saldo utang.

Dibuat lewat menu Pembayaran (Pembelian) atau aksi Buat Pembayaran pada faktur.
Bisa bayar parsial atau lunas — badge pembayaran faktur: Belum Dibayar → Dibayar Sebagian → Lunas.
Pembayaran bisa dari Kas, Bank, atau Kartu Kredit.
Uang muka (DP) ke supplier juga dicatat lewat form Pembayaran dengan Kategori: Uang Muka.